Tahap-tahap menangani surat masuk: Mengklasifikasikan dan menyortir (Classifying and Sorting), dimana sekretaris harus menyortir surat-surat yang masuk. Dan sortiran tersebut dibagi menjadi:
1. Mengklasifikasikan
a. Surat bisnis → surat yang dibuat perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan yang mewakili kepentingan perusahaan,
b. Surat pribadi → surat yang dibuat perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan selaku pribadi. Surat pribadi yang tidak boleh dibuka adalah tagihan premi asuransi, tagihan kartu kredit dan rekening bank pimpinan.
2. First sorting
a. Surat penting/mendesak, yaitu surat yang memelukan tindakan segera dan biasanya ada cantuman “URGENT/PENTING”, jika tidak dicantumkan kata “penting atau urgent” maka bisa dilihat dari cara pengiriman apakah menggunakan sepecial mail services, first class mail, second class atau parcel post. Yang paling penting biasanya menggunakan sepecial mail services karena biayanya lebih mahal dibanding yang lain.
b. Surat biasa, yaitu surat yang mempunyai derajat kepentingan setelah surat penting.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang “hanya boleh dibuka” oleh orang yang dituju.
3. Second sorting, yaitu mengatur surat berdasarkan jenisnya.
a. Surat bisnis/dinas. Setelah diklasifikasikan dan first sorting, maka surat dikelompokkan menurut jenisnya.
b. Surat pribadi (surat pribadi yang sangat rahasia dan surat pribadi untuk pimpinan).
c. Bahan-bahan iklan. Surat-surat seperti ini biasanya memakai jasa pengiriman third class, dimana surat yang berisikan iklan ini memakai amplop yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warna.
- Membuka surat (Opening The Mail).
- Mengeluarkan dan memeriksa isi amplop (Removing And Inspecting Content).
- Membubuhkan stempel tanggal, dan waktu (Date Time Stamping).
- Membaca, menggaris bawahi, dan memberikan catatan kecil (Reading, Underlining and Annotating).
- Menyerahkan surat pada pimpinan (Presenting The Mail).
1. Posisi paling atas → surat yang sangat mendesak.
2. Posisi kedua → surat yang telah diberi kode A1.
3. Posisi ketiga → surat yang meminta perhatian orang lain.
4. Posisi keempat → surat yang dijawab oleh sekretaris.
5. Posisi paling bawah →surat yang tidak harus dijawab.
- Menangani paket, brosur, penerbitan dsb.
- Mendistribusikan surat.
Daily Mail Record
Tanggal Perihal Diberikan Tindak lanjut
Kepada Untuk
Circulation Slip
Selama pimpinan tidak ada ditempat, sekretaris harus tetap memproses surat masuk dengan cepat seperti saat pimpinan ada ditempat. Hanya saja sekretaris mendapat tugas tambahan yaitu membuatkan ringkasan dari semua surat penting dan menggarisbawahi surat-surat yang memerlukan penangan khusus.
Tindakan sekretaris menangani surat masuk, diantaranya:
1. Surat yang dapat dijawab dengan sekretaris dengan benar sesuai instruksi pimpinan.
2. Memberi surat pada pejabat pengganti yang telah ditunjuk pimpinan.
3. Menyimpankan surat untuk pimpinan yang sifatnya “pribadi”.
4. Surat-surat yang sifatnya “penting/urgent” dapat dikirim lewat fax.
5. Membalas surat yang dilaporkan melalui telpon.
Terimaksih kepada +
0 Comments
Terimakasih atas komentar anda!